Séances de réflexion

Vous avez bouclé la boucle et communiqué les résultats au public ; ou vous êtes arrivé ici après la fin de l’étape 8 et vous vous lancez dans la mise en œuvre. Quelle est la prochaine étape ?

Le processus de boucle de rétroaction est une méthode puissante lorsqu’il est utilisé pour identifier et résoudre un problème unique. Mais son pouvoir augmente lorsqu’il est utilisé à plusieurs reprises. Nous recommandons de faire du processus de boucle de rétroaction une partie normale des activités des autorités locales.

Tout d’abord, après avoir bouclé la boucle, réunissez votre équipe pour une séance de réflexion pendant que les souvenirs sont encore frais. Nous vous recommandons d’utiliser le « bilan après action » comme modèle pour lancer cette discussion ; vous pouvez ajouter des questions supplémentaires, mais nous vous recommandons de garder le processus aussi simple que possible.

Figure XX. Modèle d’examen après action

1a. Que devait-il se passer ?

1b. Que s’est-il réellement passé ?

dafda
asdfasdfdhgsdh

1c. Pourquoi y a-t-il eu des différences ?

dfgjghjlgher

2a. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Pourquoi ?

2b. Qu’est-ce qui ne s’est pas bien passé ? Pourquoi ?

f3qweagdszfb
asdvfgnfyukgu

3. Que feriez-vous différemment la prochaine fois ? Que faudrait-il changer ?

Pour organiser une séance de réflexion : Réunissez les membres de l'équipe qui ont participé à toutes les étapes ou seulement à quelques-unes d'entre elles du processus de boucle de rétroaction. Désignez un animateur pour guider la discussion et un preneur de notes. L'animateur doit s'efforcer d'avoir une discussion ouverte, d'entendre tous les participants et de se concentrer sur l'extraction de leçons. Le preneur de notes doit aider le groupe à organiser ses pensées et se concentrer en particulier sur l'élaboration de recommandations spécifiques et exploitables. La séance de bilan après action doit durer environ 90 minutes.

Pour les besoins de la discussion, il peut être plus facile de réfléchir aux différentes étapes du processus, une à la fois. Par exemple, le processus pourrait être divisé en trois parties : conception initiale et démarrage (étapes 1 à 4), consultation publique et co-conception de la solution (étapes 5 à 7), et mise en œuvre et suivi (étapes 8 à 9).

Pour les questions 1a à 1c, réfléchissez d’abord à vos objectifs. Qu’avez-vous entrepris de faire et y êtes-vous parvenu ? Identifiez les moments particuliers où les plans et la réalité ont différé et réfléchissez à la ou aux raisons pour lesquelles cela s’est produit. Ces raisons seront utiles pour formuler des recommandations ou des ajustements pour les processus futurs.

Pour les questions 2a à 2b, concentrez-vous sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui peut être amélioré. Cette question diffère de la question 1 en ce sens qu’elle doit saisir les forces et les faiblesses de votre équipe. Demandez à l’équipe de réfléchir aux actions qui lui ont semblé les plus utiles et les plus efficaces ; à l’inverse, demandez-lui ce qu’elle n’a pas aimé ou les points faibles du processus. FrançaisAu cours de cette étape, il peut être utile de demander aux participants d’écrire une chose qui s’est bien passée et une chose qui, selon eux, pourrait être améliorée. Assurez-vous de donner suite à chaque commentaire pour comprendre pourquoi il s’agissait d’une force ou d’une faiblesse afin de mieux comprendre les causes profondes du succès ou de l’échec.

Enfin, la question 3 est l’endroit où ces réflexions peuvent être transformées en recommandations. Les animateurs doivent s’efforcer d’inciter les participants à fournir des recommandations spécifiques (dans le sens où elles font clairement référence à une action ou une étape particulière) et réalisables (dans le sens où elles sont à la portée de votre équipe pour les mettre en œuvre la prochaine fois). Un animateur peut demander aux participants d’évaluer chaque étape sur une échelle de un à dix, puis demander « Qu’est-ce qui en ferait un dix ? » Envisagez des changements réalisables et réalisables dans un processus futur, tels que des documents supplémentaires, des modifications des échéanciers, la collaboration entre les équipes et le budget du projet. Par exemple, « Plus de temps pour recueillir les commentaires » n’est ni spécifique ni réalisable ; au lieu de cela, « Prolongez le délai de distribution des questionnaires de deux semaines à 20 jours. »

Gardez la discussion ouverte, franche et professionnelle. Évitez de générer une liste de plaintes – il y aura toujours des demandes de temps, d’argent et d’aide supplémentaires. Concentrez-vous plutôt sur le maintien des bonnes pratiques et l’atténuation des faiblesses.

Après votre session, l’animateur et le preneur de notes doivent envoyer aux participants un bref résumé (une ou deux pages) des principales leçons apprises et une liste de recommandations spécifiques et exploitables. Le document peut être laissé ouvert à des commentaires et des retours supplémentaires, mais il doit être conçu spécifiquement pour éclairer la conception et la mise en œuvre du prochain processus de boucle de rétroaction.