Ce guide est conçu pour aider une autorité locale à développer et mettre en œuvre des processus pour solliciter et répondre aux commentaires du public sur les priorités politiques. De telles boucles de rétroaction qui, de manière générale, impliquent les éléments suivants :
Un processus visant à solliciter la contribution du public dans le but d’informer ou d’orienter la prise de décision publique ou gouvernementale. Le gouvernement sollicite l'avis du public pour identifier et fixer les priorités, et rend compte de ses conclusions au public pour valider les priorités identifiées et entamer un processus de conception conjointe de solutions. Le gouvernement boucle la boucle de rétroaction en informant régulièrement le public de l'état des priorités. Ces trois caractéristiques distinctes – définition des priorités, conception conjointe de solutions et reporting public transparent – peuvent être réalisées grâce à diverses méthodes de consultation publique et de sensibilisation.
Ces méthodes sont déterminées en fonction des circonstances particulières d'une autorité locale donnée, notamment des ressources, des compétences et des préférences du public. Les processus de boucle de rétroaction sont intrinsèquement participatifs et doivent être intentionnellement inclusifs. Ils peuvent donc améliorer la qualité de la gouvernance démocratique et améliorer l'efficacité et la réactivité du processus décisionnel sur lequel les résidents donnent leur avis. Par conséquent, la boucle de rétroaction offre des avantages à l’autorité locale en permettant sa réactivité, et au public local en renforçant sa participation politique et en renforçant la responsabilité locale.
Une boucle de rétroaction est plus délibérément participative, mais a des objectifs similaires à ceux d'un mécanisme public de règlement des griefs. Un mécanisme de règlement des plaintes est une plateforme qui « permet de déposer des plaintes et de les résoudre, y compris des systèmes formels qui combinent la capacité des personnes à enregistrer leurs plaintes, avec… la capacité de permettre aux gouvernements de répondre à ces plaintes ». L’objectif final de ces mécanismes est généralement technocratique : améliorer les programmes publics et les pratiques gouvernementales. Une boucle de rétroaction met l'accent sur le dialogue bidirectionnel entre les résidents et leurs représentants élus. Une différence essentielle entre la manière dont ces deux catégories sont mises en œuvre dans la pratique réside généralement dans l'échelle : un mécanisme de règlement des griefs recevra continuellement des commentaires ad hoc de la part de citoyens individuels, qui pourront ensuite être pris en compte et résolus en tant que cas individuels. Par exemple, un résident n’a pas bénéficié d’une prestation à laquelle il a droit ou signale un lampadaire cassé ; la résolution impliquerait alors une réponse ciblée sur cette personne particulière, aboutissant peut-être à une notification ou à une lettre de l'administration locale une fois le problème traité. Bien que ces types de mécanismes de règlement des griefs soient importants, la boucle de rétroaction se concentre sur la promotion d'une culture ou d'un changement institutionnel vers la consultation publique par défaut au sein de l'autorité locale en intégrant régulièrement les commentaires du public dans la prise de décision locale. Une autre fracture réside dans le fait que des mécanismes de règlement des griefs sont parfois déployés par des régimes autoritaires dans le but d’atténuer les plaintes du public en résolvant les lacunes des services et en « faisant circuler les trains à l’heure ». La prestation de services est tout aussi importante pour le public dans les démocraties, tout comme la voix et la participation significative. La boucle de rétroaction proposée dans ce guide est un outil démocratique pour la responsabilité, la voix des citoyens et une prise de décision inclusive.
Le cadre de boucle de rétroaction est souvent déployé pour soutenir des processus spécifiques de budgétisation, de planification de projets publics spécifiques et de plans de développement économique à long terme. Les priorités publiques servent de base à la sélection d’objectifs particuliers, et la réalisation de ces priorités devient une mesure de bonne gouvernance. Dans un contexte de gouvernance démocratique, les élus sont responsables devant leurs électeurs. Les autorités locales devraient être incitées à intégrer les priorités publiques dans les processus décisionnels gouvernementaux. Ces priorités constituent la preuve que les responsables publics peuvent suivre lorsqu’ils font face à des compromis inévitables. En outre, grâce à la consultation publique et au dialogue, les responsables peuvent définir quelles priorités, le cas échéant, peuvent être réalisées de manière réaliste dans un délai donné ou sur la base des ressources locales. Ainsi, grâce à une boucle de rétroaction, les résidents ont la possibilité de proposer leurs suggestions pour résoudre les problèmes locaux, d’en apprendre davantage sur les besoins de leur communauté et de s’engager activement dans les processus gouvernementaux.
Le mot boucle est utilisé pour capturer deux éléments clés du cadre de boucle de rétroaction présenté dans ce guide :
- Une boucle doit être fermée. Le processus de définition des priorités, de co-conception de solutions et de reporting public transparent et régulier est clôturé lorsque le gouvernement indique si une priorité a été atteinte ou non. À la fin de la boucle, l'autorité locale fait le point aux habitants sur les progrès réalisés, ou sur la manière dont les retours d'expérience ont été ou non utilisés, et les raisons pour lesquelles.
- Une boucle doit être répétée. Une fois que le gouvernement a effectué un suivi auprès du public, les administrateurs devraient se réunir pour examiner l'efficacité de la boucle de rétroaction fermée et décider des améliorations qui pourraient être apportées pour le prochain processus. Par exemple, si un cycle budgétaire local donné est annuel, une boucle de retour d’information sur les priorités en matière de dépenses discrétionnaires peut être répétée chaque année et, espérons-le, améliorée à travers un ensemble d’indicateurs. Les autorités locales devraient également considérer leur première boucle de rétroaction comme un processus pilote et envisager de déployer des techniques similaires dans d’autres processus.