Équipe de Base | Feedback Loops

L’objectif de cette étape est de concevoir les engagements publics à utiliser pour collecter des informations publiques et engager un dialogue public.

Notez que l’achèvement de l’étape 3 – sécuriser un budget – peut avoir lieu en parallèle ou après cette étape. Les ressources dont vous disposez fixeront des limites à la portée des activités de mobilisation du public que vous pouvez accomplir ; dans le même temps, la portée et la nature des activités d’engagement du public que vous mettrez en œuvre auront un impact direct sur vos besoins budgétaires. Soyez prêt à vous adapter et envisagez de travailler avec votre équipe pour prendre en compte les besoins essentiels et les « bons à avoir », qui peuvent être réduits ou supprimés de votre plan en cas de déficit budgétaire.

Avant de continuer, vérifiez si les informations que vous recherchez existent déjà. Ce guide suppose que l’information que vous recherchez n’existe pas (c’est pourquoi vous devez concevoir des engagements publics pour la découvrir). Mais vous disposez peut-être déjà d’indications solides sur les priorités publiques – ou pouvez-vous en apprendre davantage à leur sujet – à partir des archives publiques ou des mécanismes génériques de plaintes du public, des sondages récents menés par les universités locales, les journaux et les groupes communautaires, ainsi que des campagnes de plaidoyer locales. Si les informations sont déjà disponibles auprès d’une source crédible (et sont suffisamment récentes pour rester pertinentes), il peut alors être inutile de mener des recherches supplémentaires. Si tel est le cas, il peut être plus efficace de recourir aux engagements pour se concentrer sur une question plus précise, comme mieux comprendre un problème particulier ou comment il se manifeste pour une communauté ou un quartier particulier. Vos besoins détermineront le type d’engagement que vous sélectionnez – plus d’informations sur ceux ci-dessous.

Maintenant que l’équipe a été confirmée, que les objectifs ont été fixés et qu’un budget de fonctionnement et un mandat ont été sécurisés, il est temps de concevoir les engagements publics à déployer au cours du processus de boucle de rétroaction. Ces engagements répondront à deux objectifs, reflétant généralement les orientations extérieures/intérieures du dialogue bidirectionnel :

Du public : collecte d'informations sur les priorités du public, y compris un classement général et quantitatif de ces priorités, ainsi que des détails qualitatifs plus détaillés sur la manière dont ils préfèrent qu'elles soient traitées lors de la conception conjointe de solutions.
Au public : partager des informations sur la boucle de rétroaction et les processus de gouvernance locale, communiquer les mises à jour (résultats du classement des priorités, décisions sur les solutions, mises à jour sur les progrès de la mise en œuvre/action) et boucler la boucle

Box 13. Human-centered design principles

There is an increasing push to apply human-centered design principles in governance, originating from problem-solving approaches in business and technical sectors., Human-centered design is an approach to improve products, services or campaigns by focusing on their potential users. It is most often seen in the development and deployment of new digital or technology-driven services, but the approach is relevant to analog, low-cost and more traditional outreach as well. When designing its public engagements – namely, the methods and means through which the government is going to inform citizens about the feedback loop, solicit feedback and provide updates to the public – the core team should consider how people will interact with their outreach methods. This will help to ensure that residents’ preferences, needs and requirements are kept in mind when designing these “touchpoints” where the feedback loop engages the public.

Co/Act: Human Centered Design for Activists, published by NDI, includes a facilitator’s guide and a participant’s guide to human-centered design in the civil society and governance sector. While the guide is explicitly designed for civil society activists, the guide’s modules and exercises can be adapted by a core team when designing the forms, messages and other products for the feedback loop. The guide contains a series of practical exercises and is broken into seven modules, each containing helpful tips and definitions of key concepts:

Ecosystem mapping – This tool is a visual representation of a process, flow or system that highlights relationships in a particular context. Ecosystem mapping can help identify the scope of the project and ensure feasibility of the chosen strategy
Identifying a target audience – Define the group of individuals and communities who are the intended recipients of your product, service or campaign.
User research and user personas – These techniques and exercises develop a richer picture of your target audience that seeks to incorporate their needs, goals and observed behavior patterns.
Revisiting the question and assumption testing – Pause and reflect on what has been done so far to identify missing information, excluded stakeholders or viewpoints, and other gaps.
Brainstorming and ideation – Based on the outputs of earlier steps, generate as many ideas as possible to find the best few ideas that will work for your residents.
Rapid prototyping and usability testing – Bring the top ideas generated in the brainstorming session to life, and then listen to feedback on them from a small sample of stakeholders.
Sustainably building your product, service or campaign – Think critically about prioritizing ideas, timelines, budget and feasibility considerations.

Access the Co/Act facilitator and participant guides in English, Spanish, French and Arabic at NDI’s website through this link: https://www.ndi.org/publications/coact-human-centered-design-activists.